N’importe quel dirigeant est en quête de l’« application de productivité » magique et du conseil ou de la vision inestimable qui rendra son entreprise plus efficace. Les dirigeants d’aujourd’hui souhaitent disposer des dernières/meilleures informations pour que leurs entreprises deviennent les plus performantes du marché.
Il existe plein d’astuces pratiques pour traiter les problèmes quotidiens posés par la gestion de la productivité. Lorsque vous êtes au téléphone, restez debout, vous terminerez l’appel plus rapidement. N’envoyez pas l’e-mail à plusieurs personnes, afin qu’elles ne pensent pas que d’autres personnes vont réaliser la tâche. Commencez par les tâches que vous appréciez le moins. Les tâches suivantes vous sembleront plus faciles.
Les astuces de productivité générales sont tout aussi importantes. En fait, la meilleure réflexion sur la productivité pourrait vous surprendre. Mais à long terme, cela vous rend plus efficace. La règle du jeu est ici de préserver la ressource la plus précieuse : votre temps.
Voici quelques astuces :
RESISTER A L’AFFECTATION DE TACHES MULTIPLES
Jamais auparavant les employés n’ont fait face à une telle explosion des informations. Une simple touche permet aux employés d’accéder à des réseaux en temps réel d’analyse globale. Avec le volume d’informations croissant, il peut être tentant d’en faire plus. Le concept de temps mort est désormais un anachronisme. Pourquoi ne pas planifier des réunions complètes pendant votre trajet jusqu’au bureau ? Pourquoi ne pas signer votre correspondance tout en poursuivant plusieurs conversations et réunions virtuelles en ligne ? Après tout, qui saura, pendant une conversation téléphonique avec un client, que vous consultez également vos e-mails ? (A tous : ce silence intermittent à l’autre bout de la ligne est un signe qui montre que votre interlocuteur sait que vous n’écoutez pas).
En fait, plus les universitaires étudient nos comportements au travail, plus ils se rendent compte que l’affectation de tâches multiples sous toutes ses formes nous rend moins productifs. Les recherches montrent que l’affectation de tâches multiples augmente les erreurs, réduit la vigilance et génère un stress identique à celui observé chez les contrôleurs aériens. De plus, l’affectation de tâches multiples augmente le temps nécessaire à l’accomplissement des tâches (même les plus basiques) d’au moins 50 %. En ce qui concerne l’affectation de tâches multiples, voici notre meilleur conseil : n’y pensez même pas.
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S’OCTROYER DES TEMPS D’ARRET
Les temps d’arrêt ? Qu’est-ce que cela a à voir avec la productivité ? La meilleure productivité ne s’obtient-elle pas en travaillant en permanence ? Et bien non. Des recherches sur les performances optimales montrent que pour atteindre cet état de productivité stratosphérique, les dirigeants doivent s’octroyer des temps d’arrêt dans leurs calendriers. Bien que cela puisse paraître paradoxal, vous devez parfois vous arrêter pour être au top lorsque vous travaillez.
L’économie mondiale générant davantage d’informations à traiter, le moteur tourne de plus en plus vite. Les êtres humains ne sont tout simplement pas conçus pour traiter en permanence des montagnes d’informations. A moins que les dirigeants ne définissent des temps d’arrêt, ce cycle devient une boucle insupportable qui mène au phénomène de « burnout ». Un dirigeant ne sera jamais plus rapide s’il ne prend pas soin de lui. Les êtres humains sont plus performants lorsqu’ils alternent périodes de travail et périodes de récupération. En d’autres termes, pour être plus rapide, il faut parfois savoir ralentir. Présent dans 170 pays, IBM observe que son activité ne s’arrête jamais. Mais cela ne signifie pas que les employés doivent en faire de même. Nous sommes depuis longtemps un précurseur en matière d’options de travail flexible permettant à nos employés de trouver un équilibre entre vies professionnelle et personnelle. Nous ne faisons pas que proposer ces initiatives. Nous les vivons aussi.
SE DEMANDER CE QUI EST LE PLUS IMPORTANT
Dans l’environnement professionnel d’aujourd’hui, il est impossible de tout faire, surtout simultanément. A chaque jour et chaque minute son lot de tâches à réaliser. Généralement, cela nécessite de faire des choix et de définir des priorités. Voici un filtre simple permettant de prendre ces décisions : quelle est l’activité la plus importante ? Si je dois réaliser les tâches X et Y, est-ce grave si je n’en fais pas une ? A la fin de la journée, du mois ou de l’année, laquelle sera plus importante ? Ces choix se font souvent entre vie professionnelle et vie familiale. Il n’existe plus aucune séparation entre vie professionnelle et vie privée. Les dirigeants doivent donc reconcevoir les types de barrière qui existaient auparavant.
Au final, il existe des méthodes permettant de gérer la productivité quotidienne dans un monde et une économie de plus en plus rapides. Du travail, on peut toujours en faire plus. Mais cela ne sert à rien sans le temps nécessaire pour le faire.
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