Nouvelle étape de notre voyage à travers les outils qui composent un réseau social, le “social bookmarking”. Difficile de trouver un équivalent français fidèle à ce terme alors expliquons d’abord sa logique avant de voir ses bénéfices induits.
Lorsqu’on trouve un article ou une page intéressante sur le net, voire sur l’intranet, on pense immédiatement à faire un signet dans son navigateur : Soit parce qu’il s’agit de quelque chose d’immédiatement utile, soit parce qu’on pense que cela peut nous être utile dans le futur et qu’on n’aura plus à le chercher à ce moment là. Il s’agit bien sur d’un scénario idéal, voire idéalisé, puisque l’expérience prouve qu’au final on est strictement incapables de retrouver quoi que ce soit dans la jungle des signets de son navigateur.
Le social bookmarking consiste à enregistrer ces signets non plus dans son navigateur mais dans une application située, dans le cas qui nous intéresse, sur l’intranet. Pourquoi cela ? Parce qu’en plus de l’adresse du lien on peut lui donner un titre mais également y ajouter un commentaire, et des tags (ou mots clé) pour le retrouver. Voilà pour la dimension “bookmarking”. (Autre intérêt : on retrouve ses signets même lorsqu’on change de navigateur ou de poste de travail…)
Reste la dimension “social”. Au lieu de garder ses signets secrets, pour soi, sur sa machine, on peut les partager avec un groupe donné de personnes voire avec toute l’entreprise. Quel intérêt ? Il y a de fortes chances qu’une information qui semble pertinente à une personne le soit pour d’autres. Sachant cela, autant que le premier qui l’a trouvé, la partage et, au lieu d’envoyer un email à l’ensemble des collaborateurs pour leur dire “j’ai trouvé cela qui peut vous intéresser”, rend simplement le lien disponible sur l’intranet. Ceux qui cherchent quelque chose sur un sujet donné, avec un mot clé donné peuvent ainsi trouver à travers le réseau social des personnes compétentes, des communautés ou blogs qui discutent du sujet…et des liens sur ce même sujet.
Si jamais un doute subsiste encore par rapport à l’utilité de cette bonne pratique, il n’y a qu’à se poser une question simple. “Combien de fois un collègue m’a-t-il demandé si j’avais quelque chose sur un sujet, combien de fois me suis-je dit que j’avais effectivement vu quelque chose sur le web ou l’intranet….et combien de fois n’ai-je pas pu le retrouver”. En procédant ainsi on évite deux choses : le temps perdu à rechercher…et le temps passé à s’interrompre pour chaque demande puisque le lien est accessible et convenablement étiqueté dans le réseau social.
Et en contrepartie on bénéficie également des signets des autres ce qui représente un premier niveau de filtrage par rapport à la masse d’information à trier si jamais on démarrait sur le web une recherche en partant de zéro. Encore du temps de gagné.
Dernier bénéfice : le temps mis à rechercher l’information. Si le web devient un vrai dédale dans lequel on arrive néanmoins à survivre, que dire souvent des intranets et de la capacité des moteurs de recherche à retrouver une information bien précise, un document consciencieusement rangé dans un recoin où seul un archéologue pourra le trouver. Un document finalement peu utilisé mais vital pour ceux qui en ont besoin, dans des circonstances très précises ou les impératifs “business” ne laissent pas le temps de chercher. Le système de bookmarks et de tags permet aux utilisateurs de “redécouvrir” la partie “traditionnelle” de l’intranet en donnant une nouvelle accessibilité à des pages stratégiques de leur point de vue, désormais bien signalées et annotées.
Une étude nous à fait prendre conscience qu’au sein d’IBM cette logique nous a fait gagner 4,6 millions de dollars par an, en rendant l’information plus accessible, en faisant gagner du temps..
De plus, il s’agit d’un usage “simple”, compréhensible de tous, répondant à un besoin connu et partagé…donc susceptible d’être le plus rapidement massivement adopté dans l’entreprise.
Et puisqu’une vidéo vaut mieux que toutes les explications…
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