On oppose souvent la logique de réseau social à la logique documentaire. L’un est le monde des conversations, du flux, l’autre serait celui des choses figées et serait donc exclu du premier. Pourtant le document a son rôle à jouer dans un réseau social, et il est beaucoup plus important qu’on ne le pense.
Tout d’abord parce que le document reste un maillon essentiel du travail quotidien, même dans un organisation qui devient de plus en plus “conversationnelle”. Très souvent la discussion est initiée par une réflexion ou un besoin de feedback autour d’un document. Ensuite parce que les discussions ont souvent, de manière directe ou indirecte, vocation à enrichir une réflexion qui complétera…un document (présentation, offre, note de synthèse)…lequel pourra revenir enrichir les discussions par la suite.
Parce que si la logique “sociale” repose sur le partage, l’objet du partage est encore souvent un document. Lequel se trouve au centre d’une vraie problématique d’usage.
Prenons le cas d’une note ou d’une présentation à partager avec les membres d’un groupe donné :
- on la fait parvenir à tout le monde par email. Tout le monde ne la lit pas, ou pas tout de suite. Et à l’heure de la retrouver dans le dédale d’une boite de réception, on préfère redemander à l’expéditeur de la renvoyer à nouveau. Sans compter qu’on n’est jamais certain d’avoir la dernière version.
Cependant, il peut s’agir d’un document susceptible d’intéresser n’importe qui dans l’entreprise : présentations en .ppt, études en pdf glanées ça et là sur le web, voire une présentation faite devant un client et dont on se dit que d’autres pourraient la réutiliser. Faute de mieux on l’expédie à ceux dont on pense qu’ils seront intéressés. Certains ne le seront pas et verront cet envoi comme un “spam interne” de plus, d’autres le seront mais plus tard et effaceront le fichier et partiront à la pêche aux informations lorsque la question se posera vraiment à eux. Et il y a tous ceux qui auraient besoin du document…et le recevront jamais car eux ou leurs besoins sont inconnus de l’expéditeur. Sans compter, là encore, les problèmes liés à l’évolution des versions du document.
La question des documents envoyés aux mauvais destinataires (qui n’en n’ont pas besoin) et /ou inaccessibles à ceux qui en ont besoin faute d’être connus de l’expéditeur est un problème central du partage d’information en entreprise.
Derrière cette problématique d’usages se cache également une question d’ordre beaucoup plus matérielle mais à laquelle une DSI ne sera pas insensible : vaut-il mieux avoir un fichier unique partagé ou 25 exemplaires stockés sur les serveurs mails et correspondant aux 25 destinataires ? Auxquels viendront s’ajouter les envois multiples d’une même version, puis celle des versions suivantes ? Multiplié par le nombre de collaborateurs cela commence à faire beaucoup…et surtout à coûter cher pour une information qui ne trouve pas nécessairement sa cible.
Envoyer un lien est plus économe qu’envoyer un fichier… D’ailleurs, savez-vous combien de documents envoyés par email ne sont jamais lus par leurs destinataires ?
Il y a une intéressante approche centrée coûts / valeur à avoir de ce coté là…
Se pose enfin la question de l’identification des expertises et autres ressources pertinentes sur un sujet donné. Quel est le meilleur moyen d’apprendre de celui qui fait les plus belles présentations commerciales ? Le laisser les partager et, par conséquent, être identifié comme “la personne qui peut faire monter en compétence les commerciaux de toutes les Business Units”. Comment identifier un référant sur un sujet donné ? Peut-être est-ce celui qui partage le plus d’études et de livres blancs sur le sujet (et, de plus, fait gagner beaucoup de temps aux autres lorsqu’ils en ont besoin).
Une organisation plus efficace et productive est une organisation qui a changé son rapport au document. D’une logique de “réception forcée”, elle passe à une logique de “mise à disposition” et, éventuellement, d’alerte.
Cela nécessite toutefois quelques prérequis techniques à valider :
- la possibilité de gérer l’accès à un document ou un groupe de documents partagés : restreint à une ou plusieurs personnes, ouvert à tous..
- la gestion du versionning : une personne qui a téléchargé un document partagé doit être alerté de la mise en ligne d’une version nouvelle.
- une intégration intelligente avec les solutions de gestion documentaire afin d’appréhender avec cohérence la double vie du document, à la fois rangé dans certains outils et vivant dans d’autres.
- des dispositifs de recherche et, notamment, de tagging, rendant le document trouvable non pas seulement de ceux à qui on le destine potentiellement mais également de ceux qui en ont besoin…le jour où ils en auront besoin.
Pratique courante voire “génétique” en entreprise, les échanges de documents sont peut être, contre toute attente, une porte d’entrée judicieuse pour faire rentrer un réseau social dans le quotidien des collaborateurs. Avant de découvrir les reste des possibilités offertes….
Tags: adoption, conversations, couts, droits, ECM, email, gestion documentaire, information, partage, recherche, réseaux sociaux, stockage, tagging, usages, valeur, versionning
A mon humble avis, les réseaux sociaux entrent facilement au service des entreprises par le marketing, mais plus durablement dans leur infrastructure opérationnelle par le besoin de collaboration autour et à propos de documents. Les solutions présentes à ce stade dans l’entreprise (ECM ou GED) peuvent servir de support au déploiement des réseaux sociaux également basés sur l’échange et la collaboration. C’et bien pour ces raisons que l’Entreprise Information Management, évolution annoncée de l’ECM, pousse à l’intégration de TOUS les contenus (applications, RSE, microblogging, etc.) dans une stratégie de gouvernance de l’information.
[...] Nous avons déjà vu dans un billet précedent comment les fonctions de partage de documents permettent de diminuer non seulement les envois d’emails mais également le poids qu’ils représentent…. [...]
Reading : Mais que vient faire le partage de documents dans un réseau social ? http://bit.ly/9XWT3s
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RSE et partage de documents http://ow.ly/2v8GG
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Mais que vient faire le partage de documents dans un réseau social ? – http://bit.ly/am4LWI
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